ASA Hotelsoftware FAQ - häufige Fragen - schnell erklärt!
Willkommen in unserem ASA Hotelsoftware FAQ!
Hier findest du kompakte und leicht verständliche Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die ASA Hotelsoftware – von den wichtigsten Funktionen über die Vorteile der Cloudlösung bis hin zu Themen wie Support, Sicherheit und Integration in bestehende Systeme.
Unser Ziel ist es, dir schnell weiterzuhelfen und dir einen klaren Überblick über alles zu geben, was ASA zu einer der modernsten und leistungsfähigsten Lösungen für die Hotellerie macht. Sollte deine Frage hier nicht beantwortet werden, steht dir unser Team jederzeit persönlich zur Verfügung.
Häufige Fragen zur ASA Hotelsoftware
Die ASA Hotelsoftware ist als cloudbasierte Hotelsoftware oder in-house Lösung für jede Art von Hotelbetrieb geeignet – von kleinen Privathotels über mittelgroße Häuser bis hin zu großen Hotelgruppen mit mehreren Standorten. Dank ihrer flexiblen Struktur und der Vielzahl an Modulen bietet ASA eine echte Gesamtlösung, die digitale Prozesse in jedem Hotel effizient unterstützt.
ASA eignet sich besonders für Hotels, die:
- auf eine zuverlässige und innovative Cloudlösung setzen möchten
- ihre digitalen Prozesse vereinfachen und automatisieren wollen
- eine funktionsstarke Hotelsoftware suchen, die sich an individuelle Anforderungen anpasst
- von integrierten Modulen wie MICE- & Veranstaltungsmanagement, Spa-Modul oder Revenue Management profitieren möchten
- eine Lösung benötigen, die über zahlreiche Schnittstellen erweiterbar ist und sich nahtlos in bestehende Systeme integriert
Ob Stadthotel, Ferienhotel, Wellnessresort, Boutiquehotel, Apartmenthaus oder Hotelkette – ASA bietet die Flexibilität, Performance und Benutzerfreundlichkeit, um jedes Hotel optimal zu unterstützen. Für Betriebe, die eine zukunftssichere und umfassende Lösung suchen, ist ASA die ideale Wahl.
Die Kosten für ASA hängen von der Größe Ihres Hotels, den gewählten Modulen und individuellen Anforderungen ab – nicht jedes Hotel ist gleich, und nicht jeder Preisplan passt.
Wir finden mit Ihnen den ideal auf Ihre Unterkunft abgestimmten Plan.
Eine Übersicht der Pakete finden Sie hier.
Die Sicherheit Ihrer Gäste- und Geschäftsdaten hat für uns oberste Priorität – ganz gleich, ob Sie ASA als Cloudlösung nutzen oder auf Ihrem eigenen Server betreiben. In beiden Varianten arbeiten Sie mit einer modernen Weboberfläche, die den Zugriff komfortabel, aber gleichzeitig sicher gestaltet.
In unserer Cloud-Lösung setzen wir auf hohe Sicherheitsstandards, damit Ihre Daten bestmöglich geschützt sind:
- Professionelle Rechenzentren mit strengen physischen Sicherheitsmaßnahmen
- Verschlüsselte Datenübertragung (z. B. TLS/HTTPS), damit keine sensiblen Informationen „unterwegs“ mitgelesen werden können
- 2-Faktor Authentifizierung
- Regelmäßige Backups, um Datenverluste zu vermeiden
- Rollen- und Rechtekonzepte, damit nur autorisierte Mitarbeitende auf relevante Daten zugreifen können
- DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Daten nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben
Wenn Sie ASA auf einem eigenen Server betreiben, behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre IT-Umgebung – gleichzeitig profitieren Sie weiterhin von der gleichen modernen Weboberfläche und den bewährten Sicherheitsmechanismen innerhalb der Software.
So verbinden Sie mit ASA Komfort, moderne Technik und hohe Datensicherheit – unabhängig davon, ob Sie sich für die Cloud oder den Betrieb auf Ihrem eigenen Server entscheiden.
Wie viel Zeit spart mir die Automatisierung durch Ihre Lösung im täglichen Betrieb?
Die Automatisierung durch die ASA Hotelsoftware spart Ihrem Team im täglichen Hotelbetrieb spürbar Zeit – besonders an der Rezeption, im Veranstaltungsbüro und in der Reservierung. Da jedes Haus unterschiedliche Abläufe, Module und Arbeitsweisen hat, fällt die Zeitersparnis individuell aus. Viele Hotels berichten jedoch von einer Entlastung von 1 bis 3 Stunden pro Tag – allein durch automatisierte Prozesse und den Wegfall manueller Arbeitsschritte.
Typische Zeitvorteile durch ASA:
- Rezeption: Schnellere Check-in/Check-out-Prozesse, automatische Gästekorrespondenz, weniger manuelle Dateneingabe
- Veranstaltungsbüro: Deutlich effizientere Planung durch das MICE-Modul, automatisierte Angebote & Dokumente, zentrale Ablage
- Reservierung: Automatisierte Bestätigungen, übersichtliche Belegungsplanung, Schnittstellen zu Buchungsportalen
Die konkrete Zeitersparnis ergibt sich aus dem Delta zwischen Ihren bisherigen Prozessen und der durch ASA automatisierten Ablaufkette – je mehr Module und digitale Workflows genutzt werden, desto größer der Effekt.
Im Ergebnis also weniger Routinearbeit, weniger Fehlerquellen und mehr Zeit für das Wesentliche – Ihre Gäste und Ihr Geschäftserfolg.
Ja – der Wechsel auf ein modernes PMS wie die ASA Hotelsoftware kann Ihre Auslastung deutlich erhöhen. Zwar steigert das System nicht von selbst die Nachfrage, aber ASA versetzt Ihr Team in die Lage, gezielter zu verkaufen, schneller zu reagieren und jede Buchungschance optimal zu nutzen.
Mit ASA profitieren Sie von mehreren Funktionen, die direkt zu einer höheren Auslastung beitragen können:
- Bessere Daten, bessere Entscheidungen: Durch klare Auswertungen, Forecasts und KPIs erkennen Sie Nachfragepotenziale frühzeitig.
- Gezielterer Verkauf: Angebote, Upselling und Cross-Selling laufen schneller, professioneller und oft automatisiert ab.
- Stärkere Reservierungsteams: Dank der intuitiven Weboberfläche arbeiten Mitarbeiter effizienter und nutzen mehr Tools, die Auslastung aktiv steigern.
- Automatisierte Prozesse: Weniger Zeit für Routine – mehr Zeit für aktiven Verkauf und Gästekontakt.
Damit Sie das volle Potenzial ausschöpfen, schulen wir Ihre Mitarbeiter intensiv – von der Rezeption über die Reservierung bis hin zum Veranstaltungsbüro. So stellen wir sicher, dass Ihr Team das System nicht nur bedienen kann, sondern es verkaufsorientiert einsetzt, um freie Kapazitäten besser zu füllen und die Auslastung nachhaltig zu verbessern.
ASA schafft die technischen Voraussetzungen – und wir sorgen dafür, dass Ihr Team daraus echten Umsatz macht.
Das hängt davon ab, wie Sie ASA nutzen – in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server.
ASA in der Cloud
Wenn ASA als Cloudlösung betrieben wird, ist das System bei einem vollständigen Internetausfall zunächst nicht erreichbar. In vielen Fällen liegt die Ursache jedoch nicht beim Internetanbieter selbst, sondern z. B. an einem lokalen Problem wie einer beschädigten Leitung (z. B. durch einen Bagger).
In solchen Situationen können Sie dennoch sofort weiterarbeiten:
Mit einem Mobilfunk-Hotspot oder einer mobilen Datenverbindung können Sie ASA problemlos weiter nutzen, bis die reguläre Verbindung wieder funktioniert.
ASA auf dem eigenen Server (In-House-Betrieb)
Wenn Sie ASA auf einem eigenen Server betreiben, können Sie auch bei einem Ausfall des Internetanschlusses innerhalb Ihres lokalen Netzwerks ganz normal weiterarbeiten.
Lediglich folgende Bereiche können eingeschränkt sein:
- externe Schnittstellen, die Internet benötigen (z. B. Channel Manager, Payment Services)
- Zugriffe von unterwegs oder von Außenstandorten
Die Kernarbeit im Haus läuft jedoch stabil weiter.
Die Dauer des Wechsels auf die ASA Hotelsoftware hängt von mehreren Faktoren ab – insbesondere von der Größe Ihres Hotels, der Anzahl der eingesetzten Module und der Mitarbeiter, die geschult werden sollen.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass wir unsere Kunden in der Regel über etwa zwei Wochen intensiv begleiten. In dieser Zeit übernehmen wir die Einrichtung, passen das System an Ihre Prozesse an und schulen Ihr Team so, dass alle sicher und effizient mit ASA arbeiten können.
Nach dem erfolgreichen Go-Live steht Ihnen unser Team weiterhin zur Seite – mit einem 24/7 Support direkt aus Hannover, sodass Sie jederzeit zuverlässig Hilfe erhalten.
Die Einführung ist schnell, strukturiert und eng begleitet – und Sie sind nie allein im Prozess.
Für die Umstellung auf die ASA Hotelsoftware empfehlen wir, je Abteilung möglichst alle Mitarbeiter direkt durch uns zu schulen. So stellen wir sicher, dass jeder sicher und effizient mit dem System arbeiten kann.
Kundenseitig werden üblicherweise 2–3 Personen bestimmt, die die Umstellung und die interne Koordination für das gesamte Hotel übernehmen. Sie sind die zentralen Ansprechpartner für unser Team und sorgen dafür, dass alle Abläufe reibungslos laufen.
Alternativ besteht nach Absprache auch die Möglichkeit, ein „Train the Trainer“-Konzept zu nutzen. Damit können interne Mitarbeitende später selbst Schulungen durchführen und Ihr Team langfristig optimal aufstellen.
Kurz: Je Abteilung alle Mitarbeiter schulen, zentral 2–3 Ansprechpartner im Hotel – so gelingt die Umstellung effizient und nachhaltig.
Ja! Einen Großteil Ihrer Daten – wie Kundenkarteien, Firmenkarteien, Historydaten oder Reservierungen – können wir in die ASA Hotelsoftware übernehmen, sofern diese sauber strukturiert sind.
Unsere Experten konvertieren die Daten in ein für ASA passendes Format und sorgen dabei für höchste Qualität. Damit die Datenübernahme reibungslos funktioniert, ist es entscheidend, dass der Export aus Ihrem bisherigen System möglichst vollständig und korrekt ist. Wir empfehlen daher, die Daten vorher zu bereinigen – denn hier gilt: „Mist rein, Murks raus“. Hohe Datenqualität am Anfang sorgt für Freude in der Praxis und im neuen System.
So stellen wir sicher, dass Sie direkt mit vollständigen und korrekten Daten in ASA starten können.
Bei der ASA Hotelsoftware sorgen wir dafür, dass Ihr System stets auf dem neuesten Stand bleibt – automatisch, zuverlässig und ohne Unterbrechungen.
- Cloud-Nutzer: Updates und neue Funktionen werden zentral eingespielt, sodass Sie ohne eigenes Zutun stets die aktuellste Version nutzen. Ihre Daten und Einstellungen bleiben dabei unverändert.
- In-House-Betrieb: Updates werden im Standard ebenfalls automatisch eingespielt, sofern es nicht anders gewünscht ist. In Absprache mit Ihrem IT-Team können die Einspielungen individuell geplant werden, sodass der Hotelbetrieb nicht gestört wird.
Neue Funktionen stehen Ihnen sofort nach dem Update zur Verfügung, damit Sie direkt von Verbesserungen, neuen Modulen und zusätzlichen Features profitieren. So bleibt ASA immer modern, leistungsstark und sicher – ohne dass Sie selbst Aufwand für die Pflege haben.
Unser Support-Team ist 24/7 besetzt – damit Sie in jeder Situation sofort Unterstützung erhalten. Besonders stolz sind wir darauf, dass Sie in der Regel direkt mit den Kolleginnen und Kollegen sprechen, die auch Ihr ASA-System vor Ort eingerichtet haben.
So profitieren Sie nicht nur von schneller Hilfe, sondern auch von kompetenter, praxisnaher Beratung, die Ihr Hotel und Ihre individuellen Abläufe bestens kennt.
Notfälle werden bei uns schnell, zuverlässig und persönlich gelöst – wir sind jederzeit für Sie da.
Ja! ASA ist als Cloudlösung responsiv gestaltet und kann somit jederzeit auf jedem Endgerät – PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – genutzt werden.
Besonders praktisch ist die mobile Nutzung in folgenden Bereichen:
- Tagungs- & Veranstaltungsabsprachen: Ideal auf dem Tablet, um Pläne direkt vor Ort einzusehen und zu aktualisieren.
- Housekeeping: Mit dem ASA Housekeeping-Manager können Zimmer nach der Reinigung direkt als sauber gemeldet werden.
- Management: Geschäftsführer oder Direktoren können jederzeit die aktuellen Zahlen, Auslastung und Kennzahlen einsehen – auch unterwegs.
So sorgt ASA dafür, dass Ihr Team flexibel, effizient und immer auf dem aktuellen Stand arbeitet – egal wo es sich gerade befindet.
Ja! Mit ASA-Pay können Sie alle gängigen Kreditkarten und Zahlungswege direkt im System oder Online, per Pay-Link oder am Terminal abwickeln. Zusätzlich bietet ASA die Möglichkeit, Überweisungen von Anzahlungen oder Debitoren direkt zu verbuchen, durch die Anbindung an das Geschäftskonto, sodass die Buchhaltung entlastet wird und Fehler vermieden werden.
Dank dieser Funktionen spart Ihr Team Zeit, behält stets den Überblick über Zahlungen und Buchungen und profitiert von umfassendem Reporting, das Buchhalter besonders schätzen. So wird die Zahlungsabwicklung einfacher, schneller und sicherer – direkt aus der ASA Hotelsoftware.
Ja! ASA ist Multi-Property-fähig und wird daher von Hotelgruppen und Ketten sehr geschätzt. Die Software ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Häuser, behält gleichzeitig die individuellen Besonderheiten jedes Standorts im Blick und sorgt für einheitliche Prozesse, effizientes Reporting und konsistente Datenführung über alle Standorte hinweg.
So profitieren Hotelgruppen von zentraler Kontrolle, optimierten Abläufen und hoher Flexibilität – ohne auf die Vorteile einer modernen, cloudbasierten Hotelsoftware verzichten zu müssen.
Ja! ASA verfügt über ein eigenes Gutscheinmodul, mit dem Gutscheine übersichtlich und sauber verwaltet werden können. Darüber hinaus ermöglicht ASA über diverse Schnittstellen die Integration von Gutscheinen aus externen Systemen – zum Beispiel aus Incert – sodass alle Gutscheinarten zentral im System verfügbar sind.
So behalten Sie jederzeit den Überblick über Einlösungen, Restwerte und Gültigkeiten – effizient, transparent und fehlerfrei.
Die ASA Hotelsoftware bietet umfassende Datenschutzeinstellungen, die es Ihnen ermöglichen, den Umgang mit sensiblen Daten klar zu steuern und DSGVO-konform zu arbeiten. In der Gästekartei können Sie differenziert festlegen, welche Daten erfasst und verarbeitet werden:
- Personenbezogene Daten
- Gesundheitsdaten
- Ernährungsdaten
- Mailing-Erlaubnis uvm.
So behalten Sie die volle Kontrolle über die Daten Ihrer Gäste, stellen sicher, dass nur zulässige Informationen verarbeitet werden, und können gleichzeitig rechtssicher kommunizieren und Marketingaktionen durchführen
Natürlich Wird die ASA Hotelsoftware auf Servern in Deutschland gehostet.
Nein, wenn Sie ASA als Cloudlösung nutzen, benötigen Sie keinen eigenen Server – alles läuft sicher und zuverlässig über die Cloud.
Wenn Sie es jedoch wünschen, ist ein Server vor Ort ebenfalls möglich. So können Sie die Software auch innerhalb Ihres eigenen Netzwerks betreiben und behalten die volle Kontrolle über Ihre Infrastruktur.
Ja! Der ASA Meetingmanager ist ein umfassendes Veranstaltungs- und Eventplanungstool, das direkt in ASA integriert ist.
Mit dem Meetingmanager können Hoteliers:
- Angebote und Verträge erstellen
- Übernachtungen direkt aus dem Veranstaltungsbereich buchen oder Kontingente blocken
- Alle Abläufe rund um Tagungen und Events professionell verwalten
- uvm.
Der Veranstaltungsverkauf profitiert so von einem umfassenden, modernen Tagungsmanagement mit allen wichtigen Funktionen – direkt im System und ohne zusätzliche Software.
Ja! Der ASA SPA-Manager ist ein umfassendes Spa- & Wellnessmodul, das direkt in ASA integriert ist.
Mit dem SPA-Manager können Hoteliers:
- Mitarbeiter inklusive ihrer Fähigkeiten verwalten
- Behandlungsplätze planen und Termine direkt an Gäste vergeben
- Buchungen aus Front-Office, Reservierung oder Onlineportalen zentral abwickeln
ASA bietet umfassende Möglichkeiten, selbst für die größten Spa- und Wellnesshotels. Zusätzlich können auch externe Systeme wie z. B. TAC oder mySpa problemlos angebunden werden.