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Mit perfekter Personalplanung dank Conga dem Fachkräftemangel entgegenwirken

Die 42 hat mit der Übernahme von Conga (ehemals GastroLohn) das Leistungsspektrum als IT-Komplettdienstleister perfekt erweitert. 

Die Produktpalette von Conga bringt mit einem breitem Spektrum Effizienz und Produktivität in die Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung. Die kluge Planung des vorhandenen Personals wird durch Conga vereinfacht und macht Ihnen als Gastronom das Leben leichter. Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen unseres neuen Produktes unter dem Dach der 42: https://www.42-gmbh.de/personalverwaltung/

GastroLohn Office – Personalmanagement für Ihren Betrieb

Das GastroLohn Office ist der Herzstück der Conga-Produkte. GastroLohn bietet von der Personalverwaltung über die Einsatzplanung bis hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung mit Übergabe an Datev alles umfassend an. Sie können die Produktivität des Teams prüfen, die Dienstpläne stets digital aktuell halten und vieles Mehr. Das GastroLohn Office bietet Ihnen in der Tiefe weit mehr als herkömmliche Personalplanungstools.

Wichtige Funktionen im Überblick: 

  • Mitarbeiterverwaltung (Die Anlage von Personal, Qualifikation, Einsetzbarkeiten), Hinterlegung von Dokumenten wie z.B. das Gesundheitszeugnis, 
  • Hohe Flexibilität des Programms: Sie können selber Feldertypen anlegen wie z.B. “Arbeitszeugnis” und bei Vorlage des Dokuments das Feld abhaken
  • Unterlagenerinnerung: als Chef können Sie dem Schichtleiter mitteilen, dass noch Unterlagen von Mitarbeiter fehlen. Dies kann der Leiter im GastroLohn Office sehen und der Mitarbeiter sieht die Erinnerung im der myConga App  
  • Urlaubsverwaltung
  • Dienstplanung (mit unterschiedlichen Ansichten)
  • Arbeitszeitverwaltung inkl. Zeitkontoführung (gestempelte Stunden, Überstunden, Abwesenheiten können aus dem Soll des Arbeitsvertrags gegenübergestellt werden und Sie können einen einen Ausgleich vornehmen). 
  • Lohnvorbereitung mit Lohnartenexport (z.B. DATEV) 
  • Veranstaltungen mit Tagesdienstplanung, Ablauf und Functions wie z.B. eine Hochzeit inkl. aller Daten, Ansprechpartner, des Ablaufs, des Essens und daraufhin kann man die Personaleinsatzplanung machen (Tagesdienstplan).   
  • Umsatzimport vom Matrix POS Kassensystem
  • Detailreiche Auswertungen 

MyConga App – einfache Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Die perfekte Ergänzung zum GastroLohn Office ist die App MyConga, mit der sie eine datenschutzkonforme Kommunikation (Company Chat) mit Ihren Mitarbeitern, auch eventbezogen, führen können. 

Die App ist zweigeteilt: es gibt eine Ansicht für Mitarbeiter (wie z.B. Kellner) und eine für Chefs, d.h. für Mitarbeiter mit Leitungsfunktion. Man kann je nach Position entsprechende Rechte einstellen. 

Jeder Teilnehmer kann in verschiedenen Einheiten oder Teams im Company Chat drin sein. 

Die Systemvoraussetzung für die MyConga App ist das GastroLohn Office. 

Funktionsübersicht: 

Mitarbeiterfunktionen:

  • Dienstplananzeige über einfache Kalenderauswahl in der App
  • Verfügbarkeiten (Freiwünsche des Mitarbeiters, Abwesenheiten in Form von Krankheit oder Berufsschule). Den Unterschied für eine Abwesenheit (abwesend/wunschfrei sieht der Planer für den Dienstplan und kann besser planen). 
  • Urlaubsanfragen (Anzeige von Resturlauben etc.)
  • Zeitkonto ansehen, auch nach Rechten gestaffelt (Azubis, Aushilfen, Festangestellte) 
  • Stempeluhr
  • Company Chat: Man kann Abteilungen / Teams bilden und mit dem Team kommunizieren. Eine Besonderheit: es gibt “Themen”, die man abschließen kann, damit die Chats nicht so überfüllt sind. Die Themen werden innerhalb einer Chatgruppe definiert und können bei Abschluss dann archiviert werden. Damit sind sie nicht mehr sichtbar, aber in einer Suche noch auffindbar. 
  • Datenschutzrechtlicher Vorteil: die Handynummern der anderen Chatteilnehmer lassen sich im Gegensatz zu einer Gruppe in anderen Messengern nicht sehen
  • Infoboard: Sie können den Mitarbeitern aktuelle Hinweise auf der Startseite der App geben 

Leiterfunktionen:

Sie haben eine Dashboardansicht und können unterteilen, welche Betriebe, welche Abteilungen, welche Mitarbeiter sie sehen wollen. 

Die Rechtevergabe erfolgt je nach Position  

  • Dienstplanung: ist entweder über den Mitarbeiter möglich. Dem Mitarbeiter können Einsätze zugeteilt werden oder man geht über die Einsätze und teilt dort die Mitarbeiter zu. 
  • Anwesenheitsliste: Mit einem Klick auf die Anwesenheitsliste sehen Sie, wer eingestempelt ist, wer später noch kommen soll etc. Wenn Sie auf einzelne Mitarbeiter klicken, sehen Sie  sofort, wann er sich genau eingestempelt hat. Dort können Sie einen Mitarbeiter auf abwesend oder krank eintragen. Es ist eine Suche von alternativ verfügbaren Mitarbeitern möglich und es wird Ihnen angezeigt, wieviele Stunden die Mitarbeiter in dem Monat schon gearbeitet haben: damit sind kurze spontane Dienstplanänderung möglich und Sie können nach Qualifikation und Verfügbarkeit suchen (z.B. suche Koch und keinen Kellner) 
  • Geburtstage und Jubiläen werden angezeigt 
  • Resturlaube und Überstunden werden angezeigt 
  • Krankmeldungen
  • Urlaubsgenehmigung
  • Auswertungen
  • Produktivitätsermittlung: am Ende des Tages holt sich die App die Umsätze aus der Kasse. Der Umsatz wird den geleisteten Arbeitsstunden entgegengestellt. Außerdem wird der Umsatz dem Forecast (geplanter Umsatz) gegenübergestellt. Sie können also tagesgenau vergleichen. 

Die Ermittlung der Produktivität wie z.B. Umsatz pro Stunde ist der Kern von Conga

BesonderheitDie App ist Online und Offline einsetzbar.

Der Aushang Manager – Alle Mitarbeiter gut informieren

Der Aushang Manager stellt eine weitere gute Ergänzung für Ihre Personalplanung dar.  Der Aushang Manager ist ein Monitor, der sichtbar für alle Mitarbeiter beispielsweise im Personalraum hängt. Er läuft im Touchbetrieb oder kann auch auf einer Kasse installiert werden, wenn Sie keinen Platz haben. 

Wichtige Funktionen:  

  • Stempelfunktionen (Der Mitarbeiter kommt, geht, hat Pause)
  • Anmeldung per Code, per Transponder oder per Fingerprint
  • Dienstplananzeige
  • Infoboard (allgemeine Betriebliche Aushänge u. Infos) Die angezeigten Infos haben eine Lebenszeit und Sie können Ihre Infos planen und terminieren. Dahinter können optional PDFs gehängt werden. Das Infoboard ist eine Alternative zum traditionellen Schwarzen Brett. 
  • persönliche Nachrichten an die jeweiligen Mitarbeiter sind möglich 
  • Mitarbeiter können Verfügbarkeiten erfassen
  • Mitarbeiter können Urlaubsanträge am Terminal anlegen 

In Kombination mit der Dienstplanung: die “Kommen” Funktion kann z.B. Zeiten abziehen, wenn Jemand zu früh kommt. Die Stempeluhr schaut auf den Dienstplan und verbindet beide Zeiten. Optional kann auf die geplanten Zeiten gekürzt werden. 

Das Conga Kassenbuch – einfache Erfassung von Barbelegen

Das Kassenbuch ist ein vorgelagerter Bestandteil der Buchhaltung. Offiziell ist das Kassenbuch ein Nebenbuch der Buchhaltung, in dem kleinere Aufstellung des Bargeldflusses erfasst werden. Die Barbelege werden im Kassenbuch erfasst. An der Kasse wird abends ein Z-Bon (Tagesabschluss) erstellt und Sie erkennen darauf die Bareinnahmen. Dabei müssen Sie den Steuersatz berücksichtigen (7/14%). Aus dem Matrix POS Kassensystem können Sie den Matrix Datev Export nutzen, um die Barbelege ins Kassenbuch zu bekommen. Das ist der gleiche Export, den die Matrix an Datev sendet.

Dank Conga können Sie nun auch alle weiteren Barbelege erfassen. 

Wichtige Funktionen: 

  • einfaches Erfassen von Belegen im Tagesblatt
  • Endbestandskontrolle 
  • Kassensturzfunktion, da Sie jeden Tag Ihren Bargeldbestand prüfen müssen  
  • DATEV Export möglich
  • Übernahme der Erlöse aus der Matrix (DATEV Import). 
  • Auswertungen für strukturierte Angaben im Programm, wenn Sie z.B. ein Konto für Bürobedarf anlegen, können Sie auswerten, wieviel Sie für Bürobedarf ausgeben oder Sie können Wochentagsbezogene Umsätze sehen – man möchte z.B. die Umsätze der vergangenen Freitage vergleichen 
  • Ermittlung Chi²-Wert

Gerne beraten wir Sie bei der Anlage der Konten im Kassenbuch.

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